Software ERP personalizzato o no? Il fattore che non stiamo considerando

Personalizzato o non personalizzato? Questo è il dilemma che assilla manager, consulenti e imprenditori quando si tratta di scegliere un sistema ERP. Da quando si è diffuso il Cloud e i modelli Saas (Software as a Service), il dibattito è diventato ancora più polarizzato: da un lato ci sono i sostenitori delle soluzioni standard, oggi altamente parametrizzabili, dall’altro i fautori del software ERP personalizzato. Leggendo gli articoli sull’argomento pubblicati sui blog di settore è chiaro che i primi puntano tutto sulla velocità, la semplicità e l’economicità, mentre gli altri mettono in evidenza i vantaggi in termini di efficienza ed efficacia. Noi siamo dell’idea che occorre mettere da parte le semplificazioni e riportare al centro le esigenze del cliente, ma soprattutto vorremmo mettere in luce un risvolto che ci è sembrato emergere molto poco.

Pro e contro dei software standardizzati

In gergo si parla di soluzioni OoTB (Out of The Box), che in italiano potremmo tradurre con “soluzioni pronte all’uso”, una definizione che mette in primo piano i concetti di velocità e semplicità d’implementazione.

 Per quanto riguarda l’aspetto economico, invece, bisogna considerare che l’obiettivo dei vendor di gestionali OoTb è quello di ridurre (fino a quasi eliminare) le personalizzazioni in modo da minimizzare le spese per la manutenzione, l’assistenza e gli aggiornamenti riducendo così il costo totale del software (TCO – Total Cost of Ownership).

L’altro vantaggio sottolineato dai vendor di soluzioni software standardizzate è l’indipendenza tecnica: utilizzando un software OoTB, infatti, il ruolo del reparto IT diventa più marginale, il know-how relativo al gestionale è distribuito in maniera più omogenea tra tutti i suoi utilizzatori e la fase di apprendimento è molto più rapida.

Inoltre, questi software prevedono al loro interno numerose best practice pensate proprio per guidare gli utenti e aiutarli ad ottimizzare il proprio lavoro.

Sebbene l’investimento (economico e non) per l’implementazione di un software OoTB sia effettivamente di gran lunga inferiore a quello di un sistema ERP personalizzato, è logico che questa soluzione non può essere ottimale per tutte le aziende, in particolare nel settore manifatturiero i cui processi di business sono complessi e articolati.

Per questa ragione, i software OoTB più avanzati prevedono un’ampia gamma di parametri di configurazione dei singoli moduli che li compongono in modo da adattarsi meglio alle esigenze dell’azienda.

Insomma, le personalizzazioni sembrano essere comunque necessarie e, secondo l’opinione dei responsabili di software house di fama internazionale come Microsoft e Oracle, riescono comunque ad offrire una risposta efficace solo al 70 – 80% dei processi aziendali. L’aspetto fondamentale della questione non è tanto quel 20 – 30% di funzioni che rischia di non essere soddisfatto dai pacchetti standard: questi software, infatti, possono essere integrati con altre soluzioni gestionali senza troppe difficoltà. A nostro parere, l’aspetto più importante del dibattito sulla personalizzazione è un altro e spesso viene sottovalutato, ma ne parleremo più avanti.

Pro e contro dei software personalizzati

Optare per un software ERP personalizzato è come far realizzare un abito su misura da un sarto: se prendete le misure nel modo corretto e scegliete le stoffe giuste, si adatterà perfettamente alle vostre esigenze.

Allo stesso modo, per progettare un ERP personalizzato si parte dall’analisi della vostra struttura organizzativa e produttiva e delle possibili evoluzioni future per poi sviluppare le funzionalità del software con l’obiettivo di rendere i vostri processi aziendali più performanti senza stravolgerli.

Per questa ragione, il principale vantaggio di un software ERP personalizzato è la sua efficienza.

Infatti, facendo una corretta mappatura del valore e sforzandosi di identificare gli sprechi che riducono la produttività aziendale, riuscirete ad ottenere un ERP davvero capace di ottimizzare tutti i vostri processi di lavoro: dalla produzione alla contabilità, dalla logistica al marketing, dalla rete vendita alle relazioni con i clienti.

L’altro lato positivo è che, se parte dei vostri sistemi e metodi di lavoro sono già performanti, potete integrarli con il nuovo ERP senza stravolgere troppo le modalità operative del vostro team.

Inoltre, non dovete per forza implementare tutto subito, ma potete optare per un passaggio graduale partendo dal nucleo del software per poi aggiungere nuove funzionalità. Ovviamente questa espansione è fattibile a condizione che, in fase preliminare, sia stata fatta un’analisi completa e corretta delle vostre esigenze.

Infatti, sebbene l’implementazione di un software ERP personalizzato sia un’impresa che spaventa gran parte delle aziende, nella pratica si conclude anche in tempi relativamente brevi, purché si proceda nel modo giusto. Ma di questo, abbiamo già parlato in un articolo dedicato.

Utilizzando un software ERP personalizzato, infine, non sarete semplicemente uno tra i tanti clienti della software house da cui avete acquistato il programma, ma stabilirete con il vostro fornitore una vera e propria partnership tecnologica. Per questa ragione è fondamentale affidarsi a fornitori:

• esperti del proprio settore di business: noi, ad esempio, abbiamo un’elevata specializzazione nel settore delle aziende calzaturiere, di abbigliamento e accessori;
• disponibili all’ascolto e all’analisi delle vostre esigenze non soltanto in fase iniziale: il software, infatti, deve essere in grado di crescere insieme a voi;
• capaci di mettere il proprio know-how tecnologico e metodologico al servizio della vostra struttura aziendale.

La differenza fondamentale tra un ERP personalizzato e una soluzione standard, però, risiede in un fattore di cui, come abbiamo detto prima, si parla ancora troppo poco. Di cosa si tratta?

Il fattore dimenticato

La competitività di un’azienda sul mercato non è data soltanto da quello che fa, ma anche e soprattutto da come lo fa. Pensate al Toyota Production System e alla filosofia del Lean Management di cui abbiamo parlato in questo articolo: la gestione dei processi genera a tutti gli effetti un vantaggio competitivo.

Gestire il proprio business con uno strumento standardizzato basato sulle stesse logiche di altre aziende, significa rinunciare a una parte di questo vantaggio competitivo. I processi sono strategici: se tutte le aziende di un settore gestissero i propri processi di business allo stesso modo sarebbe un po’ come giocare tutti a carte scoperte.

Un effetto collaterale della diffusione delle soluzioni software standardizzate è proprio questo: un appiattimento della gestione strategica dei processi che può portare a una generale perdita di competitività. Ed è un rischio troppo spesso sottovalutato.

Se volete saperne di più su come un ERP personalizzato può aiutarvi ad essere più competitivi sul mercato, contattateci compilando questo modulo. Fisseremo un colloquio gratuito per comprendere le vostre esigenze.