Gestire la contabilità con il software ERP: quali vantaggi per le aziende?

Nonostante la grande disponibilità di soluzioni tecnologiche, confrontandoci con i nostri clienti abbiamo notato che, quando si tratta di gestire la contabilità, la maggior parte delle aziende ragiona esclusivamente seconda la logica della partita contabile. Vi chiederete: cosa c’è di sbagliato? Di sbagliato niente, di migliorabile molto. La logica integrata dei sistemi ERP, infatti, permette di ottimizzare la gestione della contabilità, velocizzando le procedure e riducendo il rischio di errore. 

Anche in questo caso, però, bisogna considerare l’ERP non come un semplice strumento, ma come un vero e proprio cambio di paradigma: spesso, infatti, i reparti contabilità continuano ad eseguire manualmente la quasi totalità delle operazioni nonostante siano dotati di un software ERP in grado di automatizzarne la maggior parte. 

Gestire efficientemente la contabilità con l’ERP, invece, vuol dire fare uno sforzo di pianificazione e configurazione a monte per impostare le regole di contabilizzazione necessarie ad automatizzare gran parte del lavoro quotidiano. Il discorso di fondo è sempre lo stesso: gestire la contabilità con gli ERP significa lavorare un po’ di più prima, per lavorare meglio (e meno) dopo. 

Le funzionalità dell’ERP per la gestione della contabilità

I nuovi software ERP sono dotati di una serie di moduli e funzioni che permettono al reparto contabilità di configurare i propri flussi di lavoro in maniera integrata con quelli degli altri reparti. In particolare, l’ERP permette di: 

• Creare un unico database condiviso con gli altri dipartimenti aziendali, contenente le informazioni relative a clienti, fornitori, terzisti, agenti, rivenditori e dipendenti. 

• Impostare e gestire il piano dei conti organizzandoli secondo una struttura ad albero che permette di combinare le transazioni contabili nel modo più funzionale alla struttura aziendale. 

• Elaborare report e bilanci relativi a diversi ambiti (esempio business unit, centri di costo, prodotti e stagioni). 

• Pianificare gli ammortamenti. 

• Gestire i cespiti, i ratei e risconti. 

• Acquisire automaticamente i movimenti bancari attraverso il remote banking.

• Generare automaticamente le scritture di chiusura e apertura d’esercizio. 

• Avere sempre sotto controllo lo scadenzario dei pagamenti e inviare automaticamente i solleciti. 

• Calcolare automaticamente imposte e ritenute d’acconto sulle fatture in entrata e in uscita. 

• Calcolare automaticamente le provvigioni degli agenti. 

La differenza tra un sistema ERP e un software per la gestione della contabilità

Leggendo le funzioni elencate sopra, probabilmente avete pensato che i normali software per la gestione della contabilità sono comunque in grado di gestire questi aspetti. Che cos’ha in più un software ERP? Le principali differenze riguardano ancora una volta due concetti chiave: l’integrazione e l’automazione. 

Mentre un tradizionale software per la contabilità è una scatola stagna in cui sono gli stessi impiegati a immettere i dati provenienti da fonti diverse, il sistema ERP integra tutti i flussi di documenti generati dai vari processi aziendali in modo che ogni azione o documento generato si traduca anche in un fatto contabile. Considerate, però, che questa logica è propria di tutto il sistema ERP ed è valida per ogni reparto, non soltanto per il reparto amministrativo: negli articoli precedenti abbiamo fatto diversi esempi in relazione alla produzione, al marketing, alla logistica o alle vendite.

Ma come si traduce questa logica dell’ERP a livello contabile? È più facile da descrivere facendo un esempio.  

Il software rivela un fabbisogno di magazzino e lo notifica all’ufficio acquisti che decide di effettuare l’ordine; nel momento in cui sarà inserita la fattura d’acquisto, già proposta tramite la selezione delle entrate merci caricate in precedenza dal magazziniere, l’ERP registra automaticamente il costo nel conto economico e inserisce il debito verso il fornitore nello stato patrimoniale, tenendo conto anche dell’IVA e degli altri aspetti fiscali. In pratica, una sola azione innesca tutto il processo: in meno tempo, senza errori e con il controllo immediato dei costi di acquisto. 

Stessa cosa, avviene per gli incassi. Ogni volta che viene incassato un pagamento, il sistema registra il fatto contabile e anche la riconciliazione degli estratti conto (partite) avviene in automatico.  

Quali sono i vantaggi del gestire la contabilità con un ERP integrato

Dei vantaggi dell’utilizzo dell’ERP abbiamo parlato in molte occasioni e in riferimento ad ambiti diversi. Anche il reparto amministrativo e contabile può beneficiare dall’implementazione di un sistema ERP. Questi benefici, in particolare, riguardano: 

• L’integrità e la correttezza dei dati che non vengono più inseriti manualmente ma originano dal flusso di lavoro stesso. 

• La possibilità di controllare in tempo reale ogni aspetto contabile (e non solo). 

• La semplificazione dei processi, per cui anche le operazioni più avanzate diventano alla portata di tutti. 

• Un notevole risparmio di tempo ed energia, così che il vostro team possa delegare al software tutte le azioni di routine per concentrarsi su processi a più alto valore aggiunto per la crescita del vostro business. 

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