La differenza tra un software ERP e un gestionale tradizionale 

Le differenze tra sistemi ERP e software gestionali

Spesso nel linguaggio comune per parlare di software ERP si utilizza la terminologia software gestionale. Tra ERP e gestionale, però, ci sono differenze significative sia in termini di struttura del sistema, sia in termini di utilizzo all’interno delle realtà aziendali. In questo articolo cerchiamo di chiarire le similitudini e le differenza tra un gestionale tradizionale e un software ERP di ultima generazione.

Cosa s’intende per software gestionale

Con il termine software gestionale si indica una tipologia di applicativo sviluppato per permettere alle aziende di gestire alcune funzioni o attività aziendali. È possibile definire e descrivere un software gestionale in base a:

• le dimensioni: il software può occuparsi solo di alcune attività o di tutti i processi aziendali
• il livello di supporto che offre ai processi aziendali: può essere semplicemente operativo, direzionale o strategico.

Cosa s’intende per software ERP

Per restare nelle categorie appena elencate, un sistema ERP è un software capace di gestire in maniera integrata tutti i processi aziendali supportando i processi operativi, direzionali e strategici dell’impresa al fine di ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare la produttività generale. Ne risulta che un software ERP è una tipologia avanzata e completa di software gestionale.

Differenze tra un software ERP e un gestionale tradizionale

Capire la differenza tra sistema ERP e software gestionale è fondamentale soprattutto quando si sta per affrontare una fase di cambiamento che prevede la ristrutturazione dei sistemi informativi aziendali e l’introduzione di un software più avanzato.

Rispetto a un gestionale tradizionale un ERP è caratterizzato da:

• integrazione di tutte le funzioni
• struttura modulare
• controllo attivo tramite workflow
• capacità di raccogliere dati (data mining) e analizzarli (business intelligence)

Integrazione di tutte le funzioni

A livello operativo i software gestionali di vecchia generazione erano progettati per supportare un determinato processo o un piccolo gruppo di processi simili. Esistono, ad esempio, gestionali per la produzione, per la contabilità, per gestione della supply chain o della rete vendita. Spesso questi software non dialogano tra loro in maniera nativa e non si basano sul medesimo database. Questo comporta una serie di problematiche, in particolare è possibile che si abbiano:

• dati duplicati
• incoerenza delle informazioni riguardanti gli stessi processi.

Un software ERP, invece, integra in maniera nativa tutte le operazione relative ai flussi aziendali e opera su un database univoco. In questo modo:

• facilita la comunicazione tra i vari dipartimenti aziendali
• aggiorna il database in tempo reale quando un utente compie un’operazione evitando la duplicazione dei dati
• permette di avere sempre sotto controllo la situazione aziendale globale

Struttura modulare

A differenza dei gestionali tradizionali, spesso progettati a compartimenti stagni per svolgere operazioni relative a un solo processo, gli ERP sono veri e propri sistemi composti da più applicativi, ognuno formato da diversi moduli dedicati a una funzione specifica. Questa struttura modulare permette grandissima flessibilità e possibilità di personalizzazione in fase di sviluppo e configurazione del sistema: ogni sistema ERP, infatti, è progettato su misura per adattarsi nel miglior modo possibile alle reali esigenze operative, direzionali e strategiche dell’azienda che lo utilizza.

Controllo attivo del workflow aziendale

Soprattutto a livello strategico e direzionale, i gestionali tradizionali hanno lo scopo di immagazzinare informazioni al fine di renderle poi disponibili alla consultazione. Un ERP, invece, è in grado di operare attivamente sul workflow aziendale, “suggerendo” quali azioni compiere e automatizzando in tutto o in parte i processi aziendali. Grazie agli ERP è possibile ridurre gli errori e gli sprechi, ottimizzare il workflow, i tempi di lavoro, la gestione delle risorse materiali e umane.
I nuovi ERP, inoltre, sono capaci di tracciare ogni azione svolta dagli utenti all’interno dei vari applicativi garantendo la qualità dei processi e, di conseguenza, la loro certificabilità.

Data mining e business intelligence

Mentre i gestionali tradizionali si limitano a raccogliere e archiviare i dati provenienti dai diversi processi al fine di renderli disponibili per la consultazione, gli ERP di ultima generazione presentano funzioni avanzate di data mining e business intelligence. I sistemi ERP permettono agli analisti aziendali di interrogare il database attraverso le funzioni di analisi multidimensionali, elaborando i dati grezzi secondo modelli funzionali alle strategie aziendali: dalla produzione alle vendite, dal marketing al CRM.
Se i gestionali, avevano appunto lo scopo di supportare la gestione aziendale attraverso strumenti informativi, lo scopo degli ERP è quello di contribuire al miglioramento dei processi, all’ottimizzazione di strumenti, azioni e risorse, all’incremento della produttività e quindi, in ultimo, alla crescita generale del business.

In conclusione

Volendo sintetizzare al massimo la differenza tra ERP e gestionale tradizionale, il discorso si riduce a una sola parola chiave: processo. I sistemi ERP sono sviluppati per adattarsi ai processi aziendali e diventarne parte integrante, supportando tutti i reparti dell’impresa nello svolgimento del proprio lavoro. Il gestionale, non ha un ruolo attivo nei processi aziendali, ma si limita alla consuntivazione: arriva soltanto alla fine offrendo una soluzione tecnica per espletare la documentazione relativa a uno o più ambiti di attività.

Quale software scegliere per la propria azienda?

Alla luce di queste differenze, è chiaro che una realtà aziendale complessa e altamente strutturata dovrebbe abbandonare l’utilizzo dei gestionali tradizionali dedicati a singole funzioni per adottare un ERP progettato su misura per le proprie esigenze.
Scegliere un ERP, infatti, è un attività complessa che deve tener conto di diversi fattori che approfondiremo nel prossimo post, dedicato proprio ai criteri di selezione degli ERP per le aziende del settore moda.