Automatizzare i processi aziendali: una sfida da affrontare per migliorare la produttività

Automatizzare i processi aziendali

Non ci sono dubbi sul fatto che un sistema informatico capace di automatizzare i processi aziendali semplifichi la gestione di un’impresa e la renda più efficiente. Ma il software da solo non è sufficiente: anzi, a volte quando presentiamo una soluzione ERP più avanzata rispetto a quella finora utilizzata, questa viene percepita quasi come “un’inutile complicazione”. La perplessità deriva soprattutto dal fatto che il software attualmente in uso non presenta limitazioni evidenti nell’operatività quotidiana e il mantenimento dello status quo è sicuramente meno impegnativo rispetto all’intraprendere un cambiamento migliorativo. Infatti, adottare un nuovo software gestionale, non significa soltanto imparare a utilizzare un nuovo strumento, ma introdurre dei cambiamenti nella struttura organizzativa e nell’approccio al lavoro.

Organizzare il workflow per automatizzarlo

Il principale beneficio dell’automazione è che ci permette di risparmiare tempo delegando al sistema l’attuazione di alcuni processi che possono fare a meno dell’intervento umano: liberato da incombenze di questo tipo, il nostro team sarà più efficiente e produttivo e potrà concentrarsi su azioni a più alto valore aggiunto. Facciamo alcuni esempi concreti partendo dalle situazioni che ci vengono riferite più spesso dai nostri clienti, per la maggior parte calzaturifici e aziende di abbigliamento e accessori.

Esempio #1: le modifiche alla distinta base

Un cliente effettua un ordine ma chiede una serie di modifiche relativamente a determinati articoli. Per ogni ordine di quel cliente, l’addetto al caricamento modifica la distinta base di quegli articoli: un’operazione lunga, ripetitiva, ad alto rischio d’errore e, soprattutto, che implica una serie di cambiamenti in tutte le fasi di produzione successive, sempre ad alto rischio d’errore. Per automatizzare questo processo bisogna spostare la gestione delle varianti a monte affidandole all’ufficio tecnico che creerà un semplice sistema di regole (replicabile automaticamente) che verrà applicato agli ordini del cliente in questione, gestendone in fase di pianificazione tutti gli aggiustamenti al processo produttivo che ne conseguono.

Esempio #2: la preparazione delle spedizioni

Quante volte l’addetto alle spedizioni deve generare manualmente numerose note ai documenti standard perché a seconda delle destinazioni si applicano condizioni diverse? Automatizzare questo processo significa gestire tutte le possibili condizioni e inserirle nell’ERP in fase di pianificazione, in modo che, al momento della spedizione vera e propria l’imballaggio sia già stato etichettato con le indicazioni corrette e l’addetto si trovi esclusivamente a controllare.
Con la stessa logica è possibile definire le regole per la creazione automatica dei colli, indicando direttamente la quantità di merce contenuta, divisa per taglia e colore, risparmiando molto tempo in fase di preparazione delle spedizioni.

Esempio #3: la gestione delle scritture contabili

Continuiamo con un ulteriore esempio relativo alla generazione automatica delle scritture contabili, la classica partita doppia per intenderci. Grazie al software ERP, queste possono essere generate direttamente come output dei vari processi amministrativi e contabili (l’entrata delle merci, i pagamenti, la fatturazione, gli incassi, etc.). In questo modo gli utenti del dipartimento amministrativo risparmiano tutto il tempo che prima dedicavano all’inserimento manuale delle scritture contabili e possono dedicarsi con maggiore attenzione ed energia alle attività di controllo e supervisione.

Esempio #4: la pianificazione della produzione

Infine, sempre per rimanere nei casi concreti, l’automazione raggiunge livelli di performance altissima se applicata all’interno di una filosofia di pianificazione della produzione secondo le logiche di MRP, CRP e Pegging: dell’applicazione pratica di queste logiche organizzative abbiamo parlato in un precedente articolo.

Spesso, dopo aver dato dimostrazione di come il software ERP può gestire situazioni come quelle appena descritte, la domanda che ci pongono i nostri interlocutori è: “Ma allora dobbiamo lavorare molto di più prima della messa in produzione?”. E la risposta è: “Sì, ma per lavorare molto meno e molto meglio durante e dopo”.

L’elevato livello di automazione permesso dai sistemi ERP di ultima generazione, infatti, si traduce in un incremento di efficacia ed efficienza solo se la strategia di automazione è implementata a monte dei processi operativi, cioè a livello di pianificazione aziendale. Il nuovo gestionale ERP, poi, sarà semplicemente il mezzo per tradurla in pratica.

I benefici a lungo termine dell’automazione

I vantaggi che un’azienda di qualsiasi dimensione può trarre dall’automazione dei suoi processi sono molteplici: ne abbiamo visto un assaggio negli esempi precedenti. I benefici conseguibili dipendono, nello specifico, dal tipo di azienda e dal livello di automazione implementata, ma, in linea generale, sono riconducibili a quattro aspetti.

1. Ottimizzare la comunicazione

Flussi continui di email e telefonate tra un reparto e un altro non sono il modo migliore per organizzare e gestire il lavoro, soprattutto quando per portare a termine un determinato processo servono team diversi che intervengono in fasi diverse. Se ben gestito all’interno del software ERP, ogni workflow produttivo ha la sua linea di lavoro, dove sono mostrate progressioni e notifiche in modo che ognuno sappia cosa deve fare, quando e se ci incorrono variazioni. Inoltre, tutte le operazioni, le richieste e le modifiche sono registrate e rintracciabili, riducendo al minimo il rischio di perdere informazioni.

2.Rafforzare la consapevolezza del proprio ruolo e delle proprie responsabilità

Perché il flusso di lavoro sia gestito correttamente attraverso il software è necessario che ogni membro del team, in qualsiasi reparto, sappia perfettamente quali sono le sue mansioni e le sue responsabilità. Questo implica una chiara definizione delle gerarchie e dei rapporti tra persone e reparti e, in particolar modo, implica la precisa indicazione di chi deve assegnare i compiti, dare input, approvare o rifiutare gli output. Sebbene si tratta di una situazione che dovrebbe essere assolutamente normale in un’azienda che funziona, l’automazione richiede massima consapevolezza e trasparenza, oltre che una buona pianificazione a monte, pianificazione che può anch’essa essere agevolata dal software stesso.

3. Minimizzare i costi e gli errori

Errori umani, equivoci e dimenticanze si traducono sempre in costi aggiuntivi e cercare di minimizzarli è una sfida che ogni azienda si trova ad affrontare. Ordini evasi in ritardo, materiali mancanti, reparti fermi, spedizioni lente o errate, incongruenze contabili: un sistema ERP correttamente configurato per automatizzare i processi aziendali permette di ridurre gran parte di questi errori e non solo. Attenzione, però, perché un’automazione pianificata in maniera superficiale può causarne altri.

4. Tenere tutto sotto controllo

Gestire i flussi di lavoro in maniera automatizzata attraverso il software ERP vi permette non solo di conoscere in ogni momento lo stato di lavorazione di ogni singolo ordine, ma anche di tenere sotto controllo il quadro generale della situazione: dalle giacenze di magazzino all’andamento delle vendite, dalla produttività dei reparti alla redditività dei prodotti. Automatizzare il monitoraggio significa produrre meno report e convocare meno riunioni, ottenendo un notevole risparmio di tempo.

In conclusione…

Automatizzare, dunque, vuol dire innanzitutto pianificare. Ed è per questo che la scelta del software ERP è un processo delicato che coinvolge, non solo il team aziendale a diversi livelli, ma anche lo stesso fornitore del software che non è, appunto, un semplice fornitore ma un vero e proprio partner tecnologico e strategico.

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