5 fattori da considerare per scegliere il sistema ERP nel settore moda (e non solo)

Scegliere il sistema ERP per la propria azienda

I sistemi ERP influiscono direttamente sui processi aziendali, sulla produttività, sulla struttura organizzativa e, soprattutto, sul raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per questo, scegliere quale sistema ERP adottare è un procedimento delicato e complesso, che andrebbe sempre affidato a un team dedicato che opera a stretto contatto con il fornitore del software.

In tanti anni di lavoro nel settore degli ERP per il settore moda, ho avuto modo di confrontarmi con le problematiche di moltissime aziende, raccogliendone le esigenze, le domande, i dubbi e anche gli errori più frequenti. In questo articolo ho preso in considerazione i cinque principali fattori che un’azienda fashion deve tenere in considerazione nella scelta del sistema ERP che sosterrà tutti i suoi processi di business. Naturalmente, si tratta di principi generali validi per qualsiasi tipologia di azienda, ma in questo articolo mi sono focalizzato sull’ambito del fashion manufacturing soprattutto per quanto riguarda le funzionalità del software.

Gli obiettivi dell’azienda

La prima cosa da tenere in considerazione sono gli obiettivi dell’impresa in quanto l’ERP, lo ripeto, è una leva strategica fondamentale per lo sviluppo di ogni realtà aziendale.

Gli obiettivi di un’impresa possono essere suddivisi in due macro-tipologie:

• di crescita, cioè relativi alle previsioni di sviluppo dell’azienda in termini di fatturato, risorse umane, area geografica, supply chain, etc.
• di efficienza ed efficacia, cioè legati alla velocità, all’ottimizzazione, al livello di performance dei processi aziendali e alla capacità del software di semplificarli e aumentarne la produttività

Per questa ragione la scelta di un ERP necessita di un Project Manager e di un team dedicato capace di confrontarsi con tutti i dipartimenti aziendali, raccoglierne i feedback e le esigenze.

La scalabilità futura

Avere ben chiaro i propri obiettivi di crescita significa essere in grado di prevedere i propri bisogni futuri. L’ERP dev’essere sufficientemente flessibile e scalabile da supportare l’espandersi dei processi aziendali senza dover richiedere continue ristrutturazioni che comportano costi in termini di tempo, riconfigurazione e apprendimento, nonché costi economici rilevanti.
Per questa ragione, i pacchetti standard, non sono una buona soluzione per le aziende in rapida crescita.

Le funzioni del software

Una volta definite le linee strategiche in cui l’ERP andrà ad inserirsi è necessario scendere nel dettaglio anche a livello operativo e valutare:

• le possibilità di personalizzare l’ERP in base al proprio modello organizzativo
• il livello di intuitività dell’interfaccia
• lo sforzo in termini di apprendimento richiesto ai dipendenti per imparare ad utilizzare il software
• la specificità dei moduli e delle funzioni rispetto al proprio settore.

Qui il discorso cambia per ogni settore e, come dicevo all’inizio, in questo articolo voglio concentrarmi soprattutto sul settore moda. Di base, un software ERP per le aziende che producono calzature, accessori e abbigliamento dovrà disporre delle seguenti funzionalità:

• Configuratore di prodotti
• Gestione delle distinte base e delle varianti di materiale
• Costing automatico dei prodotti finiti
• Gestione delle taglie e dei colori
• Gestione dei movimenti di magazzino e delle spedizioni
• Integrazione con l’e-commerce
• Pianificazione del fabbisogno di materiale e della capacità produttiva
• Un buon livello di automazione nel generare le Richieste d’Acquisto in base agli ordini in produzione, alla capacità produttiva e alle giacenze di magazzino.
• Gestione della fatturazione in modalità multilingua e multivaluta
• Gestione dei resi
• Gestione dei rapporti con collaboratori e terzisti
• Business Intelligence
• Funzioni di CRM
• Contabilità analitica

Inoltre, l’azienda dovrà valutare se utilizzare il software in modalità on premises o cloud.
In ogni caso, il mio consiglio è di abbandonare l’utilizzo dei sistemi installati solamente in locale, in quanto riducono le potenzialità dell’ERP soprattutto per quanto riguarda la gestione della supply chain e dei rapporti con la rete vendita, oltre a non assecondare la crescente mobilità dei dipendenti che sempre più spesso si trovano ad accedere all’ERP al di fuori dall’ufficio.

Il budget

Il costo globale di un ERP è costituito da un insieme di fattori: la suite, la licenza, la configurazione, l’installazione, la formazione, l’assistenza, gli aggiornamenti futuri e dipende sempre dalle specifiche necessità dell’azienda che lo andrà ad utilizzare.
Il costo finale del nostro software EIS-ERP, ad esempio, può variare anche in modo significativo in base al tipo di configurazione, personalizzazione e al pacchetto di assistenza messo a punto per il cliente.

Inoltre, sebbene il budget a disposizione sia fondamentale per definire la scelta del software, non bisogna mai dimenticare che l’ERP è un investimento a lungo termine, anche e soprattutto nelle aziende medio-piccole con un buon potenziale di crescita. Spesso, parlando con i potenziali clienti, riscontro l’errore di considerare l’ERP soltanto come un costo da sostenere, senza soffermarsi a ragionare sul ritorno che avrà nel tempo, tendendo così ad optare per soluzioni standardizzate a basso prezzo che però non offrono un reale sostegno ai processi di business della propria azienda.

L’expertise del fornitore in uno specifico settore

I sistemi ERP possono essere molto diversi da settore a settore e la conoscenza che il fornitore ha del vostro business è sicuramente un fattore chiave per il raggiungimento degli obiettivi.

Spesso le aziende mi chiedono perché dovrebbero rivolgersi a una software house indipendente come la nostra e non a una grande multinazionale informatica. La risposta in realtà è abbastanza semplice e riguarda le affinità tra l’azienda cliente e il partner tecnologico. Noi di Uno Sistemi ad esempio, operiamo da trent’anni con aziende di calzature, accessori e abbigliamento e abbiamo maturato una grande esperienza nell’ambito del fashion manufacturing. Le soluzioni che sviluppiamo nascono da un’interazione costante e da un continuo scambio di feedback con i clienti che ci ha portato a sviluppare prodotti altamente specializzati per questo settore.

Le soluzioni dei grandi player informatici, di norma, si adattano meglio alle esigenze delle imprese multinazionali, mentre risultano inadeguate per le aziende più piccole, meno strutturate o altamente specializzate in un settore.

Un altro aspetto fondamentale della scelta della software house riguarda il rapporto che si instaura con il cliente che può essere di fornitura o di partnership. Da sempre, quando mi approccio per la prima volta a un cliente, ribadisco che se l’ERP è una leva strategica per lo sviluppo del loro business, la software house da cui si acquista il servizio non può comportarsi da fornitore, ma da partner. Dev’essere in grado di offrire un servizio di consulenza che tenga conto di tutte le esigenze e le peculiarità della struttura aziendale e, soprattutto, deve conoscere a fondo il settore in cui opera.

La scelta dell’ERP, lo ripeto ancora una volta, è un processo delicato e rappresenta un momento cruciale per lo sviluppo di un’azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
Per scegliere in maniera consapevole è necessario dedicare tempo e risorse all’analisi delle esigenze di tutti i reparti dell’impresa, alla definizione degli obiettivi e alla pianificazione della propria strategia di business ed è fondamentale affidarsi sempre a un team di professionisti.